Kontorslokaler och hyror

Hyresnivåer

Hyrorna för kontorslokaler i Warszawa är ganska höga. Störst efterfrågan är det på mindre lokaler på ca 70 m² och dessa är svåra att få tag på.

Genomsnittlig hyra per m² för ett bra kontor i centrala Warszawa uppgår till runt 21 EUR per månad plus moms som är 22%.




















Det finns också billigare alternativ tex. bostadsbyggnader som gjorts om till kontorslokaler. Månadshyran i sådana objekt uppgår till ca 15 EUR per m².

Det är också möjlight att hyra kontorslokaler vid olika institut som tillhör Warszawa universitet. Många nystartade företagt väljer sådan lösning. Här får man räkna med en hyra på ca 14 USD. Det är bra standard på kontoren, dock ligger dessa lite utanför centrum.

IT och löner

Efterfrågan på programmerare är mycket stor i Polen idag och det är inte enkelt att hitta folk som tex Java-programmerare. De flesta programmerare har redan jobb och man måste betala en premie i form av högre lön för att få dem att byta jobb. Att endast sätta ut en annons i pressen eller på internet räcker inte för att hitta folk. I synnerhet och företaget ej är känt i Polen.

En erfaren programmerare i Warszawa kan tjäna 7000, 8000 PLN netto, vilket motsvarar ca 16000-18500 SEK netto (växelkrus 2,3 SEK/PLN).
I Polen råder individuell lönesättning utan inblandning av fackföreningar. Detta innebär att lönenivårena kan variera mycket, till skilland från Sverige där man kan säga att en utexaminerad programmerare i snitt tjänar så och så mycket per månad.


Mer information om anställningsregler, kontrakt, etc. hittar du här.

Bolagsregistrering

Att tänka på innan du skall bilda bolag i Polen

1. Tänk ut namnet på det polska bolaget
2. Bestäm vem som kommer att vara aktieägare i det polska bolaget (oftast är det svenska bolaget 100 procentig ägare i det polska bolaget)
3. Bestäm vem som kommer att sitta i ledningen i det polska bolaget
4. Bestäm vem som kommer att representera bolaget dvs. om fler än en person sitter i ledningen, skall bolaget representeras av varje person enskilt eller av flera personer tillsammans?
4. Bestäm i vilken stad i Polen bolaget skall registreras

Dokument att förbereda innan du kommer ner till Polen

Följande dokument skall förberedas innan registreringsprocessen dras igång:
1. Utdrag ur det svenska bolagsregistret (handelsregisterutdrag)
2. Utdrag ur det svenska företagets aktiebok

Båda dokumentem bör vara på engelska. Utdraget ur bolagsregistret skall förses med en Apostille stämpel. Detta utförs av Notarius Publicus i Sverige.

Om det inte framgår ur bolagsregistret att du har rätt att representera det svenska bolaget, måste du få fullmakt att representera det svenska bolaget i Polen vid bildandet av det polska bolaget. Fullmakten skall förses med en Apostille stämpel.

Bolagsformer

Oftast rekommenderas bolagsformen Spółka z. o.o. Bolagsformen motsvarar tyska GmBH.

Hur skall jag gå tillväga med själva registreringen?

Det bästa är att anlita en lokal advokatfirma som kan hjälpa dig med hela registreringsprocessen eller anlita Exportrådet i Warszawa.

Innan du reser ner till Polen

När du anlitat någon som kan hjälpa dig med registreringsprocessen, se till att du får ett utkast på bolagsordningen för det polska bolaget som skall bildas, innan du kommer ner. Be en advokat titta på det. Kom ihåg att ta med dig utdraget ur bolagsregistret samt en fullmakt att represenera det svenska bolaget i Polen, om det inte framgår av utdraget.

I Polen

a) Du kommer att träffa en Notarius Publicus och skriva på följande dokument:

1. Namntecknings- och signaturprov
2. Polsk version av bolagsordningen. Bolagsordningen kommer att simultanöversättas av en auktoriserad tolk till engelska eller svenska så att du vet vad du skriver på
3. Lista på personer som kommer att ingå i bolagets ledning
4. Lista på andelsägare i det nya bolaget
5. Intyg där det står att andelsägaren/andelsägarna i det nya bolaget som listats är de enda andelsägarna i bolaget
6. Två fullmakter till advokatbyrån att ansöka om organisationsnummer
7. Fullmakt till advokatbyrån att ansöka om F-skattesedel
8. Fullmakt till advokatbyrån att registrera bolaget i handelsregistret
9. Intyg som styrker att företagskapitalet betalts in

Du kommer att få med dig ett par utdrag på bolagsordningen från Notarius Publicus som du kommer att behöva när du tecknar hyreskontrakt eller öppnar bankkonto.

b) Du kommer att behöva öppna ett bankkonto. För detta ändamål behöver du bolagsordningen som skrivits på hos Notarius Publicus.

OBS! För att registreringsprocessen skall bli klar dvs. för att få F-skattesedel (NIP), organisationnummer (REGON) samt för att bli registrerad i bolagsregisteret (KRS) måste du förse advokatfirman med den exakta adressen där bolaget kommer att ha sitt kontor.

Rekrytering

Publicering av annons på internet

Det enklaste sättet att identifiera intressanta kandidater är att sätta en annons på en av internet portalerna i Polen tex Jobpilot.pl eller Pracuj.pl . Kostnaden för att publicera en annons i 4-5 veckor uppgår till under 2000 SEK. Skicka annonstexten i word-format plus logotype i ett av följande formater *.eps, *.jpg eller *.gif till portalen. Du kommer att erhålla via email en beställningsformulär som skall fyllas i, stämplas och faxas tillbaks. Efter en dag får du på email ett annonsförslag som skall accepteras av dig. Slutligen får du en faktura som skall betalas.

Publicering av annons i dagspress

Skall en annons publiceras i dagspress så är det bästa alternativet att välja Gazeta Wyborcza. Varje måndag publicerar tidningen en bilaga som heter Praca med bara jobbannonser. Tidningen måste få en färdig annons tidigast på torsdagen veckan innan publiceringen på måndag. Det enklaste sättet är att gå via en polska reklambyrå som tex Florand eller en rekryteringsbyrå som tex Diversa. Dessa två bolag har jag jobbat med tidigare och kan rekommendera dem. Bolagen sätter ihop annonsen gratis och erbjuder också rabatt jämfört med om man hade kontaktat tidningen direkt. Kostnaden uppgår till ca 5000 SEK för en 10 x 11 cm svartvit annons i Warszawa bilaga. Skall annonsen ut i hela Polen kan kostanden uppgå till 20 000 SEK. Det bästa är att skicka texten i ett word-dokument samt logotype i *.eps format. Om du vill att annonsen skall se ut på ett speciellt sätt, skicka även ett exempel i *.pdf format.

Intervjuer

Du kan genomföra intervjuera själv i Polen. Hyr ett rum på ett hotell som tex Radisson SAS för eller be ett lokalt företag genomföra ett urval av de bästa kandiaterna som du sedan får träffa. Detta kan du gör via ett rekryteringsföretag eller tex Exportrådet i Polen.

På flygplatsen i Warszwa

Om du flyger med LOT eller SAS från Sverige kommer du att landa på Frederik Chopins flyplats i Warszawa. När du har landat, hämtat bagage samt gått genom tullen, skall du fortsätta rakt fram tills du går ut från terminal 1. Utanför finns tre taxikorporationer som har tillstånd att köra folk från flygplatsen och du skall ta en av dessa. Färden till centrum tar ca 20 minuter och kostar runt 20 PLN vilket motsvarar ca 50 SEK (aktuell växelkurs). Du kommer att erbjudas taxi inne på terminal 1 men dessa erbjudanen skall du strunta i om du inte vill betala upp till 100 PLN för taxi.

Om du flyger istället med lågprisflyg som tex Wizzair från Stockholm-Skavsta, Malmö-Sturup eller Göteborg-City Airport kommer du att landa på samma flygplast som ovan fast på vid en annan terminal som heter Etiuda. När du gått ut från Etiuda, gå till höger ca 100 meter till terminal 1 och ta taxi utanför terminal 1.